Home > Uncategorized > Tips Membuat Surat Dinas

Tips Membuat Surat Dinas

Membuat surat dinas memerlukan ketelitian dan kecermatan yang lebih daripada membuat surat non dinas. Ini memang wajar karena surat dinas bersifat resmi. Salah satu yang paling mencolok dari surat dinas adalah penggunaan bahasa Indonesia yang baki dan resmi. Apabila dilihat dari banyaknya contoh surat dinas yang ada, kita bisa melihat bahwa masih banyak kesalahan yang dilakukan pada surat tersebut. Hal ini membuat banyak lembaga yang mengadakan pelatihan bagi karyawannya dalam membuat surat dinas. Dengan begitu diharapkan kesalahan-kesalahan yang sering muncul bisa dikurangi atau bahkan hilang sama sekali.

Identitas Surat
Dalam membuat surat dinas, Anda harus menggunakan kertas yang resmi. Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau yang biasa disebut dengan kop surat. Bagian ini merupakan identitas dari lembaga pengirim surat dinas tersebut. Bagian ini merupakan bagian penting yang tidak bisa terpisahkan dari surat dinas. Kepala surat mencakup nama lembaga beserta logonya. Pada contoh surat dinas, biasanya logo tertera di bagian sebelah kiri atas dari surat. Kemudian tepat di bawahnya terdapat alamat lengkap dari lembaga pengirim surat yang meliputi alamat, nomor telepon, email dan informasi lain yang bisa dihubungi. Semua surat dinas memiliki nomor surat. Hal ini penting karena untuk mempermudah dalam melakukan pengarsipan. Selain itu, nomer juga berfungsi agar sebuah lembaga tidak membuat surat dengan nomer yang ganda.

Penggunaan Lampiran
Pada contoh surat dinas, ada yang menggunakan lampiran dan ada juga yang tidak. Hal ini tidaklah berpengaruh terhadap isi. Lampiran berfungsi sebagai keterangan tambahan yang dirasa perlu untuk diketahui oleh pihak penerima surat. Apabila surat tersebut dilengkapi lampiran, maka pastikan bahwa bagian pengarsipan ikut menyimpan bagian lampiran tersebut. Isi dalam surat dinas harus berisi keterangan yang jelas dan detail. Gunakan kalimat efektif agar tidak menimbulkan makna ganda pada orang yang membacanya. Ciri kalimat efektif adalah penggunaan bahasa yang sederhana, jelas, tidak berbelit-belit. Setelah dirasa cukup lengkap, mintalah tanda tangan dari pejabat yang berwenang untuk mengesahkan surat tersebut. Pastikan bahwa lampiran surat juga ikut ditandatangani oleh pejabat tadi.

Semua surat, termasuk contoh surat dinas dan non dinas harus memiliki nama penerima yang jelas, termasuk jabatan beserta alamat asli. Biasanya surat dinas sudah dilengkapi dengan amplop surat resmi dari lembaga tersebut. Namun jika belum ada, Anda bisa menggunakan amplop surat polos biasa. Jangan lupa tambahkan keterangan berupa stempel dan paraf pada amplop untuk menguatkan surat tersebut. Proses pengiriman surat dinas harus diperhitungkan dengan cermat agar informasi yang ada bisa segera diketahui dan berguna bagi pihak penerima. Jika mengirim surat menggunakan pos, jangan lupa untuk memberikan perangko serta pembayaran stempel porto untuk memudahkan kita apabila surat dikembalikan lagi oleh kantor pos.

Categories: Uncategorized Tags: